UAB "Kauno vandenys" turinio valdymo sistema (Intranetas) | Naujasis knygnešys

UAB "Kauno vandenys" turinio valdymo sistema (Intranetas)

5
Lankytojų simpatijos
Autorius: Vytautas Petrauskas, UAB "Kauno vandenys" IT skyriaus viršininkas
Kategorija: e. verslas ir komercija

Bendrovės 11 verslo procesų perkėlimas į elektroninę erdvę (Intranetą).
Adresas internete: www.kaunovandenys.lt" target="_blank">www.kaunovandenys.lt

Elektroninio turinio sprendimo paskirtis


Detalus TVS aprašymas

Bendrovės gaunamų ir siunčiamų raštų dokumentų srautų automatizavimas
UAB “Kauno vandenys” veikloje naudojami dokumentai registruojami tam specialiuose registruose. Šiuo metu bendrovės veikloje yra naudojami 62 registrai, kurie vedami elektroninėje ir/arba skaitmeninėje formoje.
Dokumento atsakymas išskiriamas į du procesus:
• Dokumentų derinimas. Naudojamas atsakymo dokumentų rengimui, vidinių bei siunčiamų dokumentų rengimui, derinimui, pastabų surinkimui. Tokie procesai vyksta daugelyje organizacijos padalinių ir yra didesnių procesų sudedamoji dalis.
• Atsakymo tvirtinimas. Specializuotas dokumentų derinimo proceso panaudojimas atsakymo rengimui, kuriame yra gaunamas patvirtinimas iš aukštesnių organizacijos vienetų.
Siunčiami popieriniai dokumentai skenuojami ir talpinami į turinio valdymo sistemą. Jei siunčiamas dokumentas jau yra turinio valdymo sistemoje ir fiziniai parašai ant jo nėra reikalingi, skenavimas nėra atliekamas. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakymas į gaunamą dokumentą, jis turi būti susiejamas su gautu dokumentu.

Tarnybiniai raštai, pavedimai
Bendrovėje UAB „Kauno vandenys“ tarnybiniais raštais yra vykdomi pavedimai bei oficialus bendravimas tarp organizacijos padalinių. Tarnybiniai raštai gali būti sudaromi bet kuriame padalinyje ir registruojami tarnybinio rašto gavėjo registre. Turinio valdymo sistemoje su tarnybiniais raštais atliekami šie veiksmai: tarnybinių raštų peržiūra ir įkėlimas, tarnybinio rašto darbo eigos valdymas, kurią sudaro tvirtinimo eigos paleidimas, perdavimas kitam tvirtintojui, užduoties įvykdymas arba atmetimas. Tarnybinio rašto vykdomų ar baigtų darbo eigų būsenas ir jų kitimo istoriją galima peržiūrėti.

Sutarčių su abonentais sudarymas
UAB „Kauno vandenys“ su abonentais yra sudaromos kelių tipų sutartys: Atsiskaitymo už butui tiekiamą, nukanalizuojamą ir valomą vandenį; Atsiskaitymo už negyvenamai patalpai tiekiamą, nukanalizuojamą ir valomą vandenį; Vandens tiekimo, nuotekų šalinimo ir valymo.
Pasirašytos atsiskaitymo sutartys skenuojamos, nuskenuotų sutarčių vaizdai talpinami turinio valdymo sistemoje atitinkamose dokumentų bibliotekose. Įkeliant sutarties vaizdą į turinio valdymo sistemą įrašomi pagrindiniai dokumento metaduomenys (sutarties Nr., mokėtojo Nr. ir kt.). Jie reikalingi efektyviai sutarčių paieškai. Sutarties Nr. unikaliai identifikuoja sutartį ir užtikrina duomenų ryšį tarp pardavimų apskaitos ir valdymo informacinės sistemos ir turinio valdymo sistemos.
Vandens tiekimo, nuotekų šalinimo ir valymo sutarčių sudarymas yra ilgas procesas. Jo metu gaunami kelių tipų dokumentai, derinama įvairi informacija bendrovės viduje, su abonentais, taip pat su kitomis bendrovėmis. Su dokumentais turi dirbti kelių skyrių darbuotojai. Šis procesas realizuojamas turinio valdymo sistemoje sukuriant sutarties ruošimo erdvę, kurioje saugomi visų su ruošiama sutartimi susijusių dokumentų vaizdai, bei visa sutarties sudarymo proceso istorija. Proceso pabaigą žymi sutarties pasirašymas, tuo pačiu metu atliekamas šios erdvės bei pardavimų apskaitos ir valdymo informacinės sistemos duomenų susiejimas.

Skaitiklių rodmenų tikrinimo, skaitiklių plombavimo, skaitiklių įrengimo/keitimo aktų skenavimas, atpažinimas
Pardavimų apskaitos ir valdymo sistemoje yra formuojamos skaitiklių tikrinimo, plombavimo, skaitiklių įrengimo/keitimo užduotys darbuotojams. Užduotys spausdinamos kaip nustatytos formos dokumentai - aktai, kurie yra pritaikyti darbui su duomenų atpažinimo programa.
Duomenų atpažinimui ir vaizdų skenavimui naudojama ABBYY FlexiCapture programa. Sistema užtikrina atpažintų duomenų perdavimą pardavimų apskaitos ir valdymo informacinei sistemai (registruojami tikrintų vandens apskaitos prietaisų rodmenys, registruojamas skaitiklio įrengimas/keitimas) ir skenuotų vaizdų saugojimą turinio valdymo sistemoje. Skenuotiems vaizdams turinio valdymo sistemoje įrašomi reikalingi metaduomenys (objekto Nr., dokumento data ir kt.), sukuriamas šių vaizdų ryšys su pardavimų apskaitos ir valdymo informacine sistema.

Skolininkų bylų formavimas
UAB „Kauno vandenys“ skolininkams yra ruošiamos bylos, kurių formavimas – ilgai vykdomas procesas. Proceso metu atliekamos įvairios darbo užduotys, derinama informacija tarp bendrovės padalinių, bendraujama su skolininkais, bei su kitomis institucijomis. Su kiekviena skolininko byla gaunama daug dokumentų ir su jais dirba atsakingi darbuotojai.
Turinio valdymo sistemoje kiekvienai bylai sudaroma atskira darbo erdvė (svetainė). Šioje darbo erdvėje pateikiami tik su konkrečia byla susiję dokumentai, realizuoti vidiniai informacijos apsikeitimo procesai, specialios informacijos prieigos teisės. Darbo erdvėje kaupiamiems dokumentams sukuriamos atitinkamos bibliotekos (duomenų tikrinimo aktai, suformuoti ieškiniai, teismo sprendimai, vykdomieji raštai ir kt.). Jei skolininkas pasirašo vekselį, turinio valdymo sistemoje realizuota automatinė vekselio apmokėjimo termino kontrolė.
Skolos valdymo darbo erdvėje pateikiamos skolos derinimo proceso eigą sudarančios užduotys ir visa proceso eigos istorija, atliekamas atsakingų asmenų informavimas apie skolininko bylos įvykius. Sukurtoms skolų erdvėms registruojami reikalingi metaduomenys (skolos ID, mokėtojo Nr., objekto adresas ir kt.), sukuriamas erdvės ryšys su pardavimų apskaitos ir valdymo informacine sistema.

Darbo užduočių automatizavimas
UAB „Kauno vandenys“ padaliniuose sudaromos darbo užduotys, pagal kurias darbuotojai atlieka darbus. Pagal darbo užduotis ir jų įvykdymą atliekama darbo laiko apskaita, apskaičiuojamas medžiagų sunaudojimas ir nurašymas.
Pagal darbo užduoties informaciją, atsakingas darbuotojas arba brigados viršininkas vykdo darbus. Įvykdžius paskirtus darbus, darbuotojas ranka užpildo formos informaciją. Užpildytos formos pateikiamos padalinio vadovui ir/arba tarnybos viršininkui patvirtinti. Tam tikslui turinio valdymo sistemoje inicijuojama darbo užduočių tvirtinimo eiga. Jei darbo užduotis atmetama, ji turi būti tvarkoma.. Kiekvieno mėnesio gale, pagal visas tą laikotarpį užregistruotas darbo užduotis, sudaromi medžiagų nurašymo aktai. Pagal juos nurašomos medžiagos finansinės apskaitos programoje „Scala“.
Darbo užduočių automatizavimas atliekamas darbo užduočių svetainėje. Norint sukurti naują darbo užduotį, paspaudus reikiamą nuorodą, atidaroma darbo užduočių elektroninė forma, į kurią suvedama reikalinga informacija. Jeigu naujai sudaroma užduotis yra panaši į jau anksčiau sukurta, galima atidaryti senąją užduotį, ir ją išsaugoti priskyrus naujos užduoties numerį. Tai žymiai pagreitina užduočių kūrimo procesą.

Sutarčių su rangovais ir tiekėjais sudarymas
UAB „Kauno vandenys“ sudaromos sutartys yra registruojamos ir derinamos organizacijos viduje bei su susijusiomis išorinėmis organizacijomis. Sutartys būna susijusios su pirkimu arba konkursu. Sutartis yra gaunama tiesiai iš rangovo/tiekėjo. Dažniausiai ji atsiunčiama elektroninėje formoje, tiesiai į užsakovo padalinį. Gauta sutartis suderinama su susijusiais organizacijos padaliniais. Derinimo metu kiekvienas padalinys gali keisti sutarties sąlygas ar teikti savo pastabas. Kai dokumentas suderinamas organizacijos viduje, jis siunčiamas rangovui/tiekėjui. Jei sutarties sąlygos tenkina rangovą/tiekėją, jis pateikia pasirašytą egzempliorių UAB „Kauno vandenų“ pasirašymui.
Sutarčių sudarymas atliekamas konkursų ir sutarčių svetainėje. Paspaudus atitinkamą nuorodą, atidaromas sutarties importavimo puslapis. Sutartis įkeliama į TVS ir suvedami jos metaduomenys. Po to atliekamas sutarties derinimas, kuris valdomas darbo eigos pagalba. Inicijuojant darbo eigą nurodomi recenzentai ir terminas, iki kada turi būti įvykdyta derinimo užduotis. Neatlikęs užduoties recenzentas iki nurodyto termino gauna priminimą elektroniniu paštu. Suderintą sutartį reikia patvirtinti. Inicijuojama darbo eiga, kurioje nurodomi tvirtintojai ir terminas.
Norint gauti priminimą apie sutarčių termino pabaigos artėjimą, pasirenkama sutartis ir jai paleidžiama eiga „Priminti“. Nurodytą dieną elektroniniu paštu sistema išsiunčia pranešimą apie termino pabaigos artėjimą.
Sutarčių įvykdymo aktai taip pat keliami į turinio valdymo sistemą. Aktų metaduomenyse pateikiama nuoroda į sutartį, akto data, atliktų darbų suma ir kita informacija
Specialiame portalo puslapyje galima nurodyti, kad būtų siunčiamas įspėjimas apie sutarčiai atliktus pakeitimus.

Pirkimo paraiškos
Visuose UAB „Kauno vandenys“ padaliniuose trumpalaikis arba ilgalaikis turtas yra įsigyjamas pateikiant pirkimo paraiškas tiekimo skyriui. Pirkimo paraiškomis gali būti perkamos/užsakomos prekės, paslaugos ir darbai.
Pirkimo paraiškų tvarkymas atliekamas turinio valdymo sistemos pirkimo paraiškų svetainėje. Norint sukurti naują pirkimo paraišką, paspaudus reikiamą nuorodą, atidaroma pirkimo paraiškos elektroninė forma, į kurią suvedama reikalinga informacija. Jeigu naujai sudaroma paraiška yra panaši į jau anksčiau sukurtą, galima pasinaudoti senos paraiškos kopija. Tai žymiai pagreitina pirkimo paraiškų sudarymo procesą.
Paraiškai patvirtinti inicijuojama darbo eiga, kurioje nurodomi tvirtintojai ir terminas. Patvirtintų pirkimo paraiškų eilutės pateikiamos pirkimo paraiškų eilučių puslapyje, Šią informaciją naudoja tiekimo skyrius, sudarydamas pirkimo užduotis, užsakydamas prekes. Pirkimo paraiškų informacija papildoma žiniomis apie nupirktas prekes ir už kokią sumą.
Prekių pirkimo sąskaitos – faktūros pateikiamos tiekimo skyriaus sąskaitų – faktūrų puslapyje. Sąskaita įkeliama į TVS. Tuomet, užpildomi jos metaduomenys – numeris, data, tiekėjo kodas ir kt. Po to atliekamas prekių pirkimo sąskaitų – faktūrų valdymo procesas, kurį sudaro atsakymo apie sąskaitai – faktūrai įvykdytą mokėjimą gavimo, eigos inicijavimas, tvirtinimo užduoties vykdymas, įvykdytų pirkimų peržiūra.

Transporto dokumentų apdorojimas
Transporto dokumentų apdorojimas atliekamas transporto svetainėje. Transporto priemonių sąrašas pateikiamas transporto priemonių puslapyje. Automobilių techninės apžiūros tvarkymas atliekamas techninio aptarnavimo puslapyje. Automobilių techninės apžiūros tvarkymą sudaro automobilių techninės apžiūros planavimas, Automobilių techninės apžiūros įvykdymo fakto užfiksavimas.
Prašymai didinti kuro limitą pateikiami prašymų didinti kuro limitą bibliotekoje. Įkėlus prašymą į TVS
atliekamas prašymų didinti kuro limitą valdymo procesas, kurį sudaro virtinimo eigos inicijavimas ir Tvirtinimo užduoties vykdymas.

Informacijos publikavimas
Informacijos publikavimo procedūros paskirtis – visiems darbuotojams publikuoti patvirtintą, galutinę parengtų dokumentų versiją turinio valdymo sistemoje. Tai lengvai prieinama, elektroninė suvestinių ataskaitų saugykla, kurioje pateikiama aktuali (patvirtinta, galutinės versijos) informacija.
UAB „Kauno vandenys“ padalinys, parengęs dokumentą (pvz., ataskaitą), talpina ją TVS. Dokumentas turi būti patvirtinamas to padalinio vadovo ar atsakingo asmens (turi būti patvirtinamas dokumento publikavimas).
Turinio valdymo sistemoje, ataskaitą ar kitą dokumentą darbuotojas (rengėjas) gali talpinti į tam skirtą biblioteką. Bibliotekoje patalpinta dokumento versija saugoma kaip juodraštis.
TVS darbuotojas gali vykdyti standartinę patvirtinimo darbo eigą, kurioje parenkamas paruoštą dokumentą tvirtinantis asmuo, pavyzdžiui, padalinio vadovas. Kai dokumentas patvirtinimas, dokumento būsena nustatoma į Laukiama patvirtinimo ir padalinio darbuotojas (rengėjas), turinio valdymo sistemoje gali esamą dokumento versiją pateikti kaip pagrindinę versiją, skirtą publikavimui. Jis gali patvirtinti arba atmesti parengtą dokumentą. Kai dokumentas patvirtinamas, jis publikuojamas ir prieinamas visiems asmenims, turintiems teisę skaityti biblioteką.
Informacijos publikavimas atliekamas publikavimo svetainėje. Ataskaitų tvarkymas atliekamas kalendoriuje, kurio struktūra tvarkoma ataskaitų tvarkaraščio puslapyje. Ataskaitų tvarkymą sudaro ataskaitų planavimas, ataskaitų sukūrimas, ataskaitų sąrašo peržiūra, ataskaitų darbo sričių peržiūra, ataskaitų informacijos surinkimas, užduočių ataskaitoms parengti sukūrimas ir vykdymas, ataskaitų dokumentų valdymas, tvirtinimo eigų inicijavimas, tvirtinimo užduočių vykdymas.

Investicinių projektų eigos kontrolė
UAB „Kauno vandenys“ yra vykdomi investiciniai projektai, kurie išskiriami į dvi rūšis:
• Investiciniai projektai, subsidijuojami pagal subsidijas (ne per sanglaudos fondą);
• Investiciniai projektai, subsidijuojami per sanglaudos fondą.
UAB „Kauno vandenys“ projektai yra vykdomi projektų įgyvendinimo grupės (PIG), kuri atsakinga už projekto eigą ir bendrauja su rangovais. Projektai vykdomi kartu su Lietuvos Respublikos Aplinkos Ministerijos Aplinkos Projektų Valdymo Agentūra (toliau – APVA). APVA atlieka projektų priežiūrą, pritaria arba nepritaria priimtiems sprendimams. Investiciniai projektai yra vykdomi ilgą laiką ir vienu metu jų yra vykdoma nedaug (2-3 vienu metu). Kiekvienam projektui yra kaupiama daug dokumentų, rengiamos ataskaitos, fiksuojamas darbų įvykdymas.
Investiciniai projektai tvarkomi Turinio valdymo sistemos investicinių projektų svetainėje. Investicinių projektų darbo sričių sukūrimas ir peržiūra atliekama investicinių projektų darbo sričių puslapyje. Investicinių projektų visoms darbo sritims atvaizduojami metaduomenys.

Konkursų valdymas
Konkursų valdymas atliekamas konkursų ir sutarčių svetainėje.
Konkursų valdymą sudaro:
• Konkursų darbo sričių peržiūra ir sukūrimas
• Konkurso dokumentų peržiūra ir įkėlimas
• Dokumento užregistravimas konkurso protokolų registre
• Defektinio akto susiejimas su konkurso erdve
• Konkurso eigos inicijavimas
• Konkurso užduoties atlikimas
Konkurso derinimo procesas atliekamas konkurso darbo srityje
Konkurso derinimo procesą sudaro:
1. Konkurso derinimo proceso eigos nustatymas – nustatoma, kokios užduotys ir kokia eilės tvarka bus sukurtos
2. Konkurso derinimo proceso eigos paleidimas – paleidžiamas automatinis užduočių kūrimas vykdytojams
3. Užduočių vykdymas
4. Konkurso derinimo proceso eigos sustabdymas – esant ypatingoms aplinkybėms, galima nutraukti konkurso derinimo eigą (t.y. nekurti naujų užduočių konkursui valdyti ir pašalinti esamas)

Elektroninio turinio sprendimo nauda ir patrauklumas

- Didžioji dalis darbuotojų veiklą vykdo TVS
- Į elektroninę erdvę perkelti procesai mažina klaidų skaičių rutininiuose darbuose
- Lengvai ir bet kuriuo metu pasiekiama informacija: nuo eilinio darbuotojo iki vadovo
- Savalaikis duomenų ir informacijos pateikimas
- Skaidrumas ir aiškumas
- Operatyvus darbas tarp nutolusių padalinių – tiesioginis kaštų efektas
- Popierinių dokumentų kiekio ir srautų sumažinimas, „žaliasis procesas“
- Sumažintas kuro naudojimas apie 1500 ltr per mėnesį
- Sumažintas popieriaus sunaudojimas bendrovės padaliniuose apie 2000 lapų į mėnesį
- Didėja poreikis dar neautomatizuotus veiklos procesus perkelti į TVS
- Išorinių ir vidinių procesų integracija – veiklos plėtra į viešąsias paslaugas